In deze privacyverklaring wordt nadere informatie verstrekt over de verwerking van persoonsgegevens door Root Legal B.V. (Root Legal). Root Legal is de verantwoordelijke zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming in het kader van de hieronder genoemde verwerkingen. De contactgegevens van Root Legal zijn:

Singel 149
1012VJ Amsterdam
info@rootlegal.net

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd in mei 2018.

Gegevens en verwerking

Root Legal kan uw persoonsgegevens, waaronder uw naam en contactgegevens, gebruiken voor het verlenen van juridische bijstand en de daarmee samenhangende financiële administratie, het versturen van een nieuwsbrief en communicatie met u. Root Legal zal uw gegevens niet gebruiken voor andere doeleinden. Root Legal kan deze gegevens verwerken voor het uitvoeren van een overeenkomst, op grond van een wettelijke plicht of op grond van haar gerechtvaardigd, commercieel belang. Zij zal u alleen een nieuwsbrief sturen als u hiervoor toestemming heeft gegeven. U kunt die toestemming op ieder moment intrekken.

Website en cookies

Root Legal biedt haar website, te bereiken via rootlegal.net en een aantal aliassen, aan via hostingprovider TransIP. Root Legal maakt geen gebruik van cookies of andere manieren om haar bezoekers te volgen. Zij heeft wel toegang tot bezoekersstatistieken die TransIP bijhoudt.

Emailgegevens

Root Legal gebruikt emaildiensten van Soverin. Als u emailt met Root Legal dan wordt uw email opgeslagen op de servers van Soverin. Een lokale kopie van relevante emails wordt opgeslagen op de computers van Root Legal. Root Legal verwijdert emails die niet gearchiveerd hoeven worden zo snel mogelijk na lezing. Emails die in het kader van een bepaald dossier worden ontvangen, worden gearchiveerd ten behoeve van dat dossier. Overige emails worden gearchiveerd. Periodiek wordt onderzocht of gearchiveerde emails verwijderd kunnen worden.

CRM-systeem

Root Legal maakt gebruik van een CRM-systeem dat draait op een door haar beheerde server. Daarin worden de contactgegevens van personen en eventuele contactmomenten vastgelegd. Die gegevens worden gebruikt om die personen individueel of via een mailinglijst te benaderen. Die contactgegevens zijn afkomstig van, bijvoorbeeld, een business card of een mail die is gestuurd. Bij twijfel over of een persoon bezwaar heeft tegen opname in dit systeem, zal Root Legal hiervoor toestemming vragen. Iedereen kan verzoeken om geheel of gedeeltelijk uit het CRM-systeem verwijderd te worden. Periodiek wordt onderzocht of in de afgelopen jaren contact is geweest met een persoon en als dat niet zo is, wordt die persoon verwijderd uit het systeem.

Financiële administratie

Root Legal kan voor haar financiële administratie gebruik maken van de diensten van derden, zoals een accountant en een belastingadviseur. In dat geval zal zij de nodige maatregelen treffen om de vertrouwelijkheid van te verstrekken informatie te waarborgen.

Uw rechten

U heeft het recht om de gegevens die Root Legal over u heeft in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een inzageverzoek sturen naar de hierboven genoemde contactgegevens. Een voorbeeld van zo’n inzageverzoek kunt u vinden op pim.bof.nl. Om de vertrouwelijkheid van de dossiers van haar cliënten te waarborgen zal Root Legal in een antwoord op zo een verzoek geen informatie uit een dossier verstrekken aan derden, tenzij de cliënt hiervoor toestemming heeft gegeven. Voor zover toepasselijk heeft u ook recht op gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit). Tot slot heeft  het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

Root Legal neemt maatregelen om de vertrouwelijkheid van de aan haar toevertrouwde informatie te waarborgen. Zij biedt de mogelijkheid met haar te communiceren via versleutelde email (hier kunt u de PGP/GPG-sleutels vinden). Zij vermijdt voor zover mogelijk de opslag van vertrouwelijke gegevens bij andere partijen (bij email is dit niet te voorkomen). Root Legal heeft als beleid dat vertrouwelijke emailcommunicatie binnen Root Legal versleuteld wordt verstuurd. Bij bijzonder gevoelige informatie worden verdergaande maatregelen genomen om de vertrouwelijkheid te waarborgen.